Automatización desde WhatsApp
Comercial y pricing, desde el WhatsApp del equipo.
Sobre el documento “Automatización desde WhatsApp.docx”
Seis cosas que hoy dependen de que alguien se acuerde. Cada una con su solución y un botón para verla funcionar. Todo llega y se pide por WhatsApp, con Jelou, sin abrir otro programa.
Comprobando si la IA real está disponible…
Comercial · 9:00 AM | Bandeja priorizada
El problema: nadie sabe qué atender primero
Solución: bandeja priorizada a las 9:00, en el WhatsApp de cada persona
- Correos no leídosDe las últimas 24 horas
- La IA los clasificaCotización, seguimiento, operativo, otros
- Llega por WhatsAppCon Jelou, a las 9:00
- Se atiende por ordenLas cotizaciones, primero
Hoy
Cada persona abre el correo y decide sobre la marcha. Una solicitud de cotización puede quedar tapada entre avisos y copias.
La solución
A las 9:00 cada persona recibe en su WhatsApp el resumen de sus correos no leídos, clasificados y con las cotizaciones arriba.
En simple
Como si alguien leyera tu correo antes que tú y te dijera por WhatsApp: “atiende esto primero”.
Resultado
Ninguna solicitud de cotización se queda sin ver. El día empieza con la lista hecha.
Añadir un correo real para probar
| Tipo | Cliente | Asunto | Hora |
|---|
Correos y clientes de ejemplo.
Comercial · Follow-up a clientes después de 2 días
El problema: las cotizaciones se enfrían solas
Solución: seguimiento a las 48 horas, en el mismo hilo
- Cotización enviadaQueda registrada
- Pasan 48 horasSin respuesta del cliente
- La IA revisa el hiloSi contestó, no escribe
- Borrador listoSe aprueba y sale
Hoy
El seguimiento depende de que el comercial se acuerde. Si se acuerda tarde, el cliente ya cotizó con otro.
La solución
El asistente revisa las cotizaciones enviadas, comprueba que de verdad no hubo respuesta y prepara el seguimiento en el mismo hilo, con el texto que ustedes aprobaron.
En simple
Un ayudante que lleva la cuenta de a quién hay que recordarle la cotización, y que escribe el mensaje por ustedes.
Resultado
Ninguna cotización se queda sin seguimiento, y el cliente recibe la respuesta en la misma conversación, no en un correo nuevo.
| Cliente | Cotización | Días | Estado |
|---|
Cotizaciones de ejemplo. El envío es simulado.
Comercial · Cotizaciones por vencer
Incluye también: Clientes silenciosos
El problema: las tarifas vencen y los clientes callan
Solución: aviso 2 días antes y lista de clientes silenciosos cada lunes
- Cada cotizaciónCon su fecha de validez
- El reloj correSe revisa todos los días
- Aviso a tiempo2 días antes de vencer
- Lista del lunes2–4, 5–7 y más de 7 días
Hoy
Se envía una tarifa con validez y nadie vigila la fecha. A veces se negocia sobre una tarifa ya vencida.
La solución
Dos avisos: uno dos días antes de que venza cada tarifa, y otro cada lunes con las cotizaciones sin respuesta separadas por antigüedad.
En simple
Un calendario que avisa antes de que algo caduque, y una lista de a quién toca llamar.
Resultado
Se cotiza siempre con tarifas vigentes y se sabe exactamente dónde vale la pena insistir.
| Cliente | Ruta | Validez | Sin respuesta | Estado |
|---|
Cotizaciones de ejemplo.
Pricing · Agentes o navieras sin respuesta después de 14 horas
Incluye también: Control de RFQ abiertos
El problema: los agentes no responden y nadie lleva la cuenta
Solución: recordatorio a las 14 horas y control diario de RFQ
- RFQ enviadoAl agente o a la naviera
- 14 horas despuésSe revisa el hilo
- Si no contestó, se insisteSi dijo “we are checking”, no
- Control cada mañanaAbiertos, esperando, listos
Hoy
Pricing pide tarifas a varios agentes y lleva la cuenta de memoria. Si un agente no responde, el cliente espera y la cotización se retrasa.
La solución
El asistente detecta los RFQ enviados, insiste en el mismo hilo a las 14 horas y cada mañana manda el conteo: abiertos, esperando al agente, listos para enviar y pendientes de datos del cliente.
En simple
Alguien que persigue a los agentes por ti y te dice cada mañana cómo va cada pedido de tarifa.
Resultado
Las tarifas llegan antes y el cliente recibe su cotización el mismo día. Con China, además, la hora encaja: 14 horas después coincide con su jornada.
| Agente | Ruta | Horas | Última respuesta | Acción |
|---|
Agentes y rutas de ejemplo.
Pricing · Excel semanal de tarifas recibidas
Incluye también: reporte de tarifas base de China (Agente A, Agente B)
El problema: las tarifas se pierden en los correos
Solución: tarifario que se llena solo, con histórico y tarifa base China
- Llega una tarifaEn el cuerpo, en Excel o en PDF
- La IA la ordenaEn las 18 columnas acordadas
- Se guarda con fechaAsí nace el histórico
- Excel del viernesY tarifa base China al día
Hoy
Cada agente manda las tarifas a su manera y se quedan en el correo. Para cotizar hay que buscar el último mensaje de cada uno.
La solución
Cada tarifa recibida se convierte en una fila con las columnas que pidió el equipo, con su fecha de recepción. Los correos de Agente A o Agente B actualizan además la hoja de tarifa base China.
En simple
Un Excel de tarifas que se llena solo cada vez que llega un correo.
Resultado
Se cotiza más rápido y con la mejor tarifa disponible. Con el histórico se ve cómo se mueve el mercado y qué agente da mejor precio.
| Agent | Carrier | POL | POD | Incoterm | Equipment | 20DV | 40DV-HC | FR | RORO | Ocean Freight | Surcharges | TT | Frequency | Free Time | Validity | Prepaid/Collect | Remarks | Recibido |
|---|
Tarifas y agentes de ejemplo.
Pricing · Reporte semanal comercial + pricing
El problema: no hay foto de la semana
Solución: reporte del viernes, por WhatsApp y en Excel
- Lo de la semanaCotizaciones, RFQ, tarifas
- La IA lo resumeY saca los números
- Viernes por la tardeLlega por WhatsApp
- Se decide con datosRutas, agentes, pendientes
Hoy
Para saber cómo fue la semana hay que preguntar a cada persona y armar el cuadro a mano.
La solución
Cada viernes llega el reporte: cotizaciones recibidas y enviadas, clientes pendientes, agentes más rápidos y más lentos, rutas más cotizadas y oportunidades abiertas.
En simple
El resumen de la semana, escrito solo, en el teléfono de gerencia.
Resultado
Se ve qué agente conviene y qué rutas pide el mercado, sin pedirle el dato a nadie.
| Agente | Respuesta media | Rutas más cotizadas |
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Semana de ejemplo.
Todo esto llega y se pide por WhatsApp
Añadido nuestro: no está en el documento, es la forma de entregar los ocho puntos anteriores
Con Jelou, la plataforma de WhatsApp que ya usa el equipo
Cómo funciona
Jelou es el canal: entrega los avisos y recibe las preguntas. Claude es quien lee los correos, entiende y redacta. El equipo no abre ningún programa nuevo.
Qué se puede pedir
Escribiendo una palabra: PENDIENTES, RFQ, TARIFA CHINA, SILENCIOSOS o REPORTE. También preguntas sueltas, como “¿qué cotizaciones vencen esta semana?”.
En simple
El asistente vive en el WhatsApp del trabajo, como un compañero más al que se le escribe.
Lo que hay que confirmar
Que el plan contratado con Jelou permita conectar la API y que el número de WhatsApp sea el de la empresa.
Datos de ejemplo de la semana.